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Simplification administrative

Simplification administrative

Table of contents

La simplification administrative, c’est quoi ?

En tant qu’organisme public, il est important pour Iriscare de faciliter et de limiter les démarches administratives pour ses partenaires et les assurés sociaux.

Concrètement, qu’est ce que cela signifie  ?

  • limiter au maximum les formalités à accomplir ;
  • faire en sorte que toutes les formalités administratives soient rapides, peu coûteuses et faciles à accomplir ;
  • améliorer l’efficacité et la fiabilité de l’administration en se concentrant sur les utilisateurs des services.

Comment procédons-nous ?

  • nous réexaminons les processus et les procédures ;
  • nous simplifions la réglementation et les formulaires ;
  • nous recourons aux technologies numériques (e-gouvernement) ;
  • nous communiquons les informations de manière transparente aux partenaires et aux assurés sociaux.

Projets en cours

Différents projets ont été lancés afin de simplifier les démarches pour les assurés sociaux, les partenaires et les services. Ces projets sont suivis dans le cadre du project management (PMO) et exécutés selon la méthodologie développée pour l’ensemble des projets d’Iriscare.

PJG151 – Single digital gateway

Plus d’informations sur le Single Digital Gateway dans le cadre du principe « Once Only ».

Objectifs :

Le projet s’inscrit dans le cadre de l’application de la réglementation européenne relative au principe « Once Only » et vise à offrir aux institutions agréées par la Cocom (Iriscare et Vivalis) la possibilité d’introduire leurs demandes d’autorisation ou d’agrément par voie numérique via un portail unique. Ce portail leur permet de suivre l’état d’avancement de leur demande. Dans un souci de simplification administrative, le portail permet l’échange sécurisé des documents requis et assure la standardisation des procédures et des documents. Le projet vise également à réduire la charge de travail liée à l’introduction des demandes d’agrément tant pour l’institution que pour les collaborateurs d’Iriscare.

Bénéfices pour les services concernés :

Un gain de temps considérable sur le plan administratif, un meilleur suivi des demandes et un transfert sécurisé des informations.

Déroulement :

Les projets Single Digital Gateway (SDG) et Intégration d’Irisbox ont été réalisés en collaboration avec Vivalis et ont abouti à la création d’un portail numérique accessible au public. Depuis le 5 janvier 2026, vous pouvez accéder à ce portail sous le nom Vivacare.brussels. Conformément à la réglementation européenne et régionale, nous franchissons une nouvelle étape vers une gestion plus efficace et des procédures administratives simplifiées en poursuivant le développement du portail central.

En 2026, le projet et la transition numérique se poursuivront et le portail sera étendu à d’autres procédures et secteurs.

Date de fin prévue pour le projet : 12/2026

PJI164 РAcc̬s ̩lectronique maisons de repos, maisons de repos et de soins et maisons de soins psychiatriques

Objectifs :

Numériser le processus de demande d’agrément officielles de maisons de repos, de centres de soins résidentiels, de centres de soins de jour et de maisons de soins psychiatriques à l’intention des organismes assureurs, ainsi que l’envoi des validations délivrées par ces derniers.

Bénéfices pour le secteur :

Simplification administrative et réduction de la charge de travail pour la gestion des demandes.

Date de fin prévue pour le projet : 06/2028

PJI165 – Liste d’attente centrale Handicap

Objectifs :

Créer une liste d’attente centralisée unique pour tous les établissements de la Région de Bruxelles-Capitale, en collaboration avec la COCOF et la VAPH.

Bénéfices pour les secteurs :

Un suivi précis du nombre de personnes en attente d’une aide et du nombre de places disponibles. Vise à centraliser les données pour le secteur.

Date de fin prévue pour le projet : 12/2026

Projets achevés

Les projets de simplification administrative suivants sont à ce jour achevés.

PJI020 – Gestion de l’identité pour l’accueil physique des visiteurs externes

Fin du projet : 12/2025

Objectifs :

Faciliter l’accueil et l’enregistrement des visiteurs externes grâce à des lecteurs d’identité, en numérisant le processus d’accueil par la création d’un badge visiteur et en automatisant le processus de désenregistrement à la sortie du bâtiment.

Bénéfices pour les visiteurs externes et le personnel de l’accueil :

L’automatisation du processus d’enregistrement des visiteurs externes permet de gagner du temps lors de l’accueil des visiteurs. La simplification de la gestion permet de réduire la charge administrative pesant sur le personnel de l’accueil et offre un aperçu clair et actualisé des visiteurs présents.

Évaluation :

Le projet répond aux attentes après la mise en Å“uvre du nouveau processus d’accueil.

PJG17 – Optimisation de l’accueil téléphonique

Fin du projet : 02/2022

Objectifs :

Améliorer l’accessibilité des services d’Iriscare de manière orientée client en assurant une redirection correcte des appels téléphoniques vers la bonne personne de contact au sein des services d’Iriscare.  Réduire au strict minimum le nombre d’appels qui ne sont pas correctement traités.

Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires :

Un accueil orienté client dans lequel le client est aidé rapidement dans la langue de son choix (NL/FR) et est correctement transféré vers le service compétent.

Évaluation :

Un nouveau système de téléphonie a été mis en place avec l’activation d’un menu à options NL/FR afin que les clients soient immédiatement aidés dans la bonne langue. Une formation et un coaching ciblés permettent aux collaborateurs de l’accueil d’adopter une approche et une communication orientées solutions afin d’aider correctement les clients. En outre, le nouveau système garantit qu’en cas d’absence, le client sera rappelé si la personne de contact au sein du service n’est pas présente.

Le projet répond aux attentes prédéterminées et assure une connexion plus fluide avec le bon service, avec un impact clair sur le temps et sur le gain en qualité des réponses fournies par le service compétent.

PJI36 – Finattest

Fin du projet : 12/2024

Objectif :

Transmettre par voie électronique au SPF Finances les données fiscales des institutions de soins agréées, plus précisément des maisons de soins psychiatriques, des maisons de repos et des maisons de repos et de soins (voir les projets PJI66a et 66b). À cette fin, un flux d’informations doit être mis en place entre les organismes assureurs, le Collège intermutualiste national (CIN), Iriscare, la Banque-carrefour de la sécurité sociale (BCSS) et le SPF Finances.

Bénéfices pour les secteurs concernés :

Une plus grande fiabilité des données et un gain de temps.

Évaluation :

Le résultat du projet se traduit par une plus grande fiabilité des données et permet un gain de temps considérable lors du traitement des données pour les parties prenantes.

PJI161 РSAREA (Sanctions administratives relatives aux ̩tablissements pour ąn̩s)

Fin du projet : 12/2024

Objectif :

Développer une procédure automatisée et transparente pour la gestion des sanctions administratives en cas de non-respect des normes dans les établissements de soins pour aînés (selon l’ordonnance modifiée du 15.12.2022 relative aux établissements d’accueil ou d’hébergement pour personnes âgées).

Bénéfice pour le service concerné :

Une gestion des dossiers plus efficace et plus transparente.

Évaluation :

Le projet offre une plus grande transparence sur les règles relatives au non-respect des normes par les établissements pour aînés concernés. L’automatisation de la procédure signifie un gain de temps dans la gestion des dossiers pour le service concerné.

PJI66b РFacturation ̩lectronique dans les maisons de repos et de soins et les maisons de repos pour personnes ̢g̩es (MRS РMRPA)

Fin du projet : octobre 2023

Objectifs :

Introduire une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MRS et MRPA aux organismes assureurs et envoi des décomptes finaux des organismes assureurs aux MRS et MRPA).

Supprimer le système des avances trimestrielles.

Résultats :

Au 1er avril 2023, toutes les MRS et MRPA pouvaient transmettre leurs décomptes mensuels par voie électronique via la plateforme Iriscarenet, pour les flux de facturation électronique de ces institutions de soins.

Les organismes assureurs fédéraux reçoivent les flux de données du service Member Data et de la facturation d’Iriscarenet et transmettent les fichiers de facturation reçus via le service de facturation d’Iriscarenet aux organismes assureurs bruxellois pour traitement.

Les fournisseurs de logiciels ont intégré le service Member Data et la facturation d’Iriscarenet dans leur logiciel.

Un cadre réglementaire a été élaboré.

Bénéfices pour les secteurs concernés :

Un processus plus fiable, un risque d’erreur réduit, un contrôle automatisé des factures, une plus grande réactivité, un gain de temps.

Évaluation :

Le résultat du projet se traduit par une plus grande fiabilité des données et permet un gain de temps considérable lors du traitement des données pour les parties prenantes.

PJI66a РFacturation ̩lectronique dans les maisons de soins psychiatriques (MSP)

Fin du projet : 04/2022

Objectifs :

Introduire une facturation électronique et mensuelle afin de digitaliser le processus de facturation et les décomptes finaux annuels entre les maisons de soins psychiatriques et les organismes assureurs et supprimer le système des avances trimestrielles.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

La digitalisation prévoit un processus de facturation plus fiable dans lequel le risque de calculs erronés est réduit et le contrôle des factures est automatisé. Le processus est plus performant et assure une efficacité temporelle considérable pour les parties prenantes concernées.

Évaluation :

Dès le début du mois de mars 2022, le nouveau processus a été implémenté et toutes les maisons de soins psychiatriques ont transmis électroniquement leur décompte de janvier 2022. Un cadre réglementaire a été établi afin de réguler et d’assurer le bon déroulement des flux de données entre les différents niveaux (fédéral et régional).

L’impact de l’automatisation sur le gain de temps lors du traitement mensuel de la facturation des maisons de soins psychiatriques est considérable. La numérisation permet également un paiement plus rapide, un meilleur contrôle des comptes, une vue d’ensemble de la situation comptable mensuelle et la suppression de certains frais postaux.

Les organismes assureurs constatent également un gain de temps considérable grâce à l’automatisation du processus de facturation. La procédure est plus claire, la marge d’erreur est réduite, il n’est plus nécessaire de gérer les avances et il y a de la marge pour s’attaquer à d’éventuels blocages.

PJI037 – Curas

Fin du projet : 04/2025

Objectifs :
  • Reprendre le financement des institutions de soins qui, au niveau fédéral, étaient financées par l’INAMI via l’application RaaS.
  • Développer une nouvelle application pour reprendre la saisie des données et le financement des institutions de soins.
  • Mettre en place un flux de données direct avec la Banque-carrefour de la sécurité sociale.
  • Automatiser les contrôles de prix.
Bénéfice pour les secteurs concernés :

Une simplification administrative et un gain de temps grâce à la communication automatisée entre les institutions de soins et Iriscare. Les tarifs d’hébergement des différentes institutions de soins peuvent être consultés de manière transparente.

Évaluation :

Depuis 2024, le projet Curas a considérablement simplifié les procédures administratives pour les institutions de soins grâce à deux développements importants :

L’intégration du flux automatique de données provenant de la déclaration trimestrielle DmfA dans Curas a été mise en Å“uvre à partir d’avril 2025. Cette automatisation, conforme au principe Once Only met fin à la double saisie des informations (dans la DmfA et dans Curas), réduit la charge administrative et diminue le risque d’erreurs. Les données relatives aux performances, aux contrats et aux temps de travail sont désormais transmises directement, ce qui accroît la fiabilité et accélère leur traitement.

En outre, la gestion des demandes de titres et qualifications professionnelles particuliers a été optimisée : après la saisie et la validation des demandes, les informations nécessaires (travailleurs salariés, déclarations) sont automatiquement récupérées et les primes sont automatiquement calculées. Cela garantit le respect de la réglementation et accélère le paiement des primes et des indemnités de spécialisation.

Ces améliorations renforcent l’efficacité, la transparence et la cohérence des processus de financement dans le secteur des soins et ont un impact positif sur le contrôle des prix des maisons de repos, des maisons de repos et de soins, des centres de soins de jour et des résidences-services.

Pour le projet Contrôle financier, les notifications relatives à l’indexation des prix des hébergements et celles relatives aux nouveaux produits et services ont été automatisées via l’application Curas. Grâce à l’application, le traitement et le contrôle sont plus efficaces, les données sont mieux sécurisées et les erreurs de saisie ou de calcul sont considérablement réduites. L’outil permet également de consulter facilement les prix moyens par institution ou forme juridique.

Le module de contrôle des prix dans Curas sera davantage développé et perfectionné à l’avenir.

Ces développements s’inscrivent dans une dynamique d’amélioration continue du contrôle et de la gestion des prix. Ils visent à réduire la charge administrative, à accroître l’efficacité opérationnelle et à offrir aux institutions et aux services internes un outil fiable, évolutif et adapté à la réalité.

PJI038 РR̩pertoire des donn̩es des institutions et du personnel

Fin du projet : 06/2024

Objectif :

Automatiser la mise en relation des codes de sous-secteurs avec les dossiers corrects des lignes de travailleurs DmfA dans l’application Curas.

Bénéfice pour le service et les secteurs concernés :

L’automatisation et une plus grande fiabilité des données entrainent une réduction de la charge de travail et un gain de temps.

Évaluation :

Le résultat du projet répond aux attentes et permet une simplification administrative de la charge de travail et une fiabilité accrue des données pour le service et les secteurs concernés.

PJI160 РBase de donn̩es institutions de r̩̩ducation fonctionnelle

Fin du projet : 06/2024

Objectif :

Centraliser la gestion des conventions conclues des institutions de rééducation fonctionnelle.

Bénéfice pour le service concerné :

Une nouvelle base de données permet de gagner du temps et de réduire la charge de travail pour collecter des données statistiques dans le but d’améliorer la qualité des soins.

Évaluation :

La mise en place d’une nouvelle base de données pour la gestion centrale des conventions des institutions de rééducation fonctionnelle a engendré une simplification administrative pour le service et un gain de temps pour la collecte de données statistiques.

PJI042 РAides individuelles Рactiver la comp̩tence

Fin du projet : 04/2024

Objectifs :

Activer la compétence Aides individuelles et aides à la mobilité s’inscrit dans la déclaration de politique générale du Collège réuni visant à reprendre la procédure de demande et de remboursement du PHARE et à l’organiser au niveau régional. Créer une nouvelle procédure de demande et de remboursement pour l’utilisateur via un guichet unique géré par les SMR.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

Le guichet unique assure une gestion centralisée où l’utilisateur peut introduire facilement sa demande et suivre de manière claire ses remboursements.

Évaluation :

Une évaluation du projet est prévue lorsque toutes les données nécessaires seront disponibles, un an après l’entrée en vigueur du guichet unique.

PJI097 – Test RC

Fin du projet : 01/2024

Objectifs :

Automatiser le contrôle du revenu cadastral pour le calcul des prestations familiales. Prévoir, via un flux numérique, un contrôle annuel du revenu cadastral, sans intervention de l’assuré social. Traiter automatiquement les données patrimoniales afin que les organismes d’allocations familiales n’aient plus qu’à traiter le résultat final.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

Une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales bruxelloises et les organismes d’allocations familiales bruxellois.

Évaluation :

L’automatisation a engendré une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales bruxelloises et les organismes d’allocations familiales bruxellois.

PJI156 РContr̫le RC

Fin du projet : 01/2024

Objectif :

Intégrer et traiter les données patrimoniales transmises par le contrôle administratif des prestations familiales.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

Une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales bruxelloises et les organismes d’allocations familiales bruxellois.

Évaluation :

L’automatisation a engendré une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales bruxelloises et les organismes d’allocations familiales bruxellois.

Lancement du chatbot Iris sur le site web de Famiris

Fin du projet : 07/2025

Objectif :

Automatiser la fonction de chat sur le site web en créant un assistant numérique disponible 7 jours sur 7 pour répondre aux demandes d’information concernant les prestations familiales.

Bénéfices :

Les citoyens et les institutions partenaires bénéficient d’un accompagnement et d’un soutien plus rapides concernant l’offre de services et les informations disponibles sur le site web. Les visiteurs du site ne sont pas tenus de respecter les heures d’ouverture pour obtenir une réponse à leurs questions. Le chatbot constitue un complément au service personnalisé et renvoie les visiteurs à l’application MyFamiris pour les questions liées à leur dossier.

Évaluation :

Une évaluation est prévue pour vérifier si le nombre d’e-mails adressés aux gestionnaires de dossiers a diminué.

PJI157 – Suppression des chèques circulaires pour le paiement des prestations familiales et de l’APA

Fin du projet : 12/2023

Objectif :

Réaliser le passage à un système de paiement alternatif pour les paiements aux bénéficiaires des prestations familiales et de l’APA qui étaient effectués par chèques circulaires. Mettre en place une carte de paiement pour les bénéficiaires qui n’ont pas de numéro de compte.

Bénéfice pour l’utilisateur final :

Les prestations familiales ou l’APA sont versées mensuellement sur une carte de paiement facile à utiliser.

Évaluation :

Le nombre de bénéficiaires sans numéro de compte a considérablement diminué, ce qui signifie qu’une carte de paiement n’a dû être créée que pour un nombre limité de bénéficiaires. Cela a permis de réduire considérablement la charge de travail liée à la gestion des dossiers des bénéficiaires ne disposant pas d’un numéro de compte pour le service concerné.

Le principe « Once Only Â» ou la collecte unique des données

De quoi s’agit-il ?

L’objectif est d’alléger les obligations administratives des personnes physiques et morales en veillant à ce que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent pas être communiquées à nouveau à une autorité publique.

On entend par « source authentique Â» un ensemble de données détenues par une institution désignée par un acte juridique pour en assurer la gestion, et qui ont force probante dans un domaine de compétence spécifique.

Les données doivent concerner des personnes physiques ou morales ou des faits juridiques.

Le principe « Once Only Â» repose sur les trois éléments suivants :

  • une institution publique ne peut pas demander aux utilisateurs (citoyens/entreprises) des informations qui sont déjà disponibles dans des sources authentiques ;
  • un utilisateur ne fournit ses données qu’une seule fois à une institution publique ;
  • cette institution les met ensuite à la disposition d’autres institutions publiques qui ont une raison légitime de les consulter.

Once Only et respect de la vie privée

Lors de l’utilisation de données provenant de sources authentiques, il convient de tenir compte

  • de conditions strictes de sécurité et de confidentialité ;
  • du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les données obtenues

  • ne peuvent être utilisées par les autorités publiques concernées que pour l’exécution de leurs missions légales ;
  • ne peuvent pas être communiquées à des tiers non autorisés.

Actuellement, Iriscare dépend encore de la Banque-carrefour de la sécurité sociale pour la gestion de l’échange de données provenant de sources authentiques.

Liens utiles

Once Only

Vue d’ensemble de la protection des données

PJI152 – Simplification des formulaires

Fin du projet : 06/2025

Objectif :

Simplifier les formulaires électroniques et papier mis à la disposition des citoyens et des institutions partenaires. Les formulaires sont rendus plus accessibles, plus lisibles, plus efficaces et sont conçus conformément au principe « Once Only Â». Les formulaires ont été adaptés aux procédures et applications existantes afin que les citoyens et les partenaires professionnels puissent les compléter correctement et facilement.

Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires :

L’adaptation des formulaires vise à permettre un gain de temps, une plus grande convivialité et l’envoi de données complètes et correctes pour une gestion optimale du dossier du bénéficiaire.

Évaluation :

Le principe « Once Only Â» des formulaires continue d’être appliqué aux nouveaux formulaires internes et externes.

Fin 2025, le Conseil de gestion de la santé et de l’aide aux personnes a approuvé une nouvelle procédure simplifiée de demande de remboursement de la location d’une aide à la mobilité lorsque le bénéficiaire résidant dans une maison de repos déménage de la Région wallonne vers le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ou inversement.

À partir du 1er janvier 2026, un formulaire complémentaire à la demande simplifie la procédure pour les habitants de maison de repos qui souhaitent, par exemple, louer une aide à la mobilité. La nouvelle procédure assure la continuité du droit au remboursement sans qu’il soit nécessaire d’introduire une nouvelle demande auprès du médecin-conseil.

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur la page Indemnité pour les aides à la mobilité à Bruxelles.

PJG 167 – Single Digital Gateway (Vivacare.brussels)

Dans cette rubrique, vous trouverez des informations utiles et les actions qu’Iriscare a entreprises ou doit encore entreprendre afin de mettre en ligne certaines procédures et ainsi se conformer aux exigences européennes en la matière.

De quoi s’agit-il ?

Le Single Digital Gateway (SDG) est :

  • un portail numérique unique pour des informations, des procédures, des services de soutien et une aide en cas de problème pour les citoyens et les entreprises de l’Union européenne ;
  • une exigence européenne de simplification administrative.
Le SDG donne aux citoyens et aux entreprises de tous les États membres de l’UE un accès en ligne à :
  • des informations ;
  • des procédures ;
  • des services d’assistance d’autres États membres de l’UE.
Source réglementaire :

Règlement (UE) 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil du 2 octobre 2018 établissant un portail numérique unique pour donner accès à des informations, à des procédures et à des services d’assistance et de résolution de problèmes, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012.

Procédures concernées :
  • demande et reconnaissance de qualifications professionnelles ;
  • les démarches que les institutions partenaires doivent entreprendre pour démarrer, poursuivre ou cesser une activité (autorisation, agrément, etc.).
Réalisations d’Iriscare en 2021
  • Des fiches d’information ont été établies pour toutes les procédures concernées. Elles ont été mises en ligne dans le catalogue SDG ;
  • Un plan d’action a été élaboré afin de mettre en ligne, dans le catalogue, les démarches et procédures inventoriées.
Réalisations d’Iriscare en 2022

En septembre 2022 : démarrage d’un projet commun avec les SCR pour numériser les procédures mentionnées.

Réalisations d’Iriscare en 2023

Le développement et l’intégration du portail « Irisbox Â» pour la plateforme SDG. Cette première phase visait principalement à se mettre en conformité avec les directives européennes en matière de simplification administrative pour les citoyens et les institutions. Via Irisbox, les institutions de soins peuvent introduire leurs demandes d’agrément et d’autorisation depuis le 01.01.2024. Une évaluation et un éventuel développement complémentaire sont prévus en 2024.

Réalisations d’Iriscare en 2024

L’application interne Cermit a été reliée au portail Irisbox et permet de poursuivre la numérisation du processus de demande d’agrément et d’autorisation des institutions de soins. La poursuite du développement et de l’intégration de la plateforme Cermit garantit un transfert sécurisé des informations et une réduction de la charge de travail administratif. L’achèvement du projet est prévu dans le courant de l’année 2025.

Réalisations d’Iriscare en 2025

Les projets Single Digital Gateway (SDG) et intégration d’Irisbox ont été réalisés en collaboration avec Vivalis et ont abouti à la création d’un portail numérique accessible au public. Depuis le 5 janvier 2026, le portail est accessible sous l’appellation Vivacare.brussels. Conformément à la réglementation européenne et régionale, en développant un portail central unique, nous franchissons une nouvelle étape vers une gestion plus efficace et des procédures administratives simplifiées.