De quoi s’agit-il ?
Les centres d’accueil de jour permettent aux aînés qui vivent à domicile d’être accueillis en journée afin de bénéficier d’aides, de soins et d’activités adaptés à leur perte d’autonomie dans le but de rester plus longtemps chez eux.
Ces établissements doivent se conformer à une série de normes et de procédures, que ce soit pour l’agrément ou encore la sécurité incendie. Vous trouverez les infos complètes dans les pages dédiées au secteur des aînés.
Pour pouvoir être exploité en tant que « Centre d’accueil de jour » un établissement doit obtenir les autorisations administratives suivantes :
- Une autorisation de travaux (le cas échéant)
- Une autorisation de fonctionnement provisoire (le cas échéant)
- Un agrément
Comment demander une autorisation de travaux ?
Il est interdit de construire un nouvel établissement pour aînés, ou d’étendre, reconvertir, remplacer ou modifier la destination d’un de ces établissements existants sans avoir préalablement obtenu une autorisation de travaux.
L’autorisation de travaux a pour but de vérifier que :
- le projet est, le cas échéant, conforme à l’autorisation spécifique de mise en service et d’exploitation;
- l’établissement sera, au terme des travaux, conforme aux normes architecturales et de sécurité.
L’autorisation accordée expire si elle n’a pas fait l’objet d’un commencement d’exécution dans les deux ans de sa délivrance ou si son bénéficiaire est resté plus de douze mois sans prendre les mesures nécessaires à la bonne fin du projet.
La procédure à suivre pour introduire une demande comporte plusieurs étapes :
- La demande d’autorisation de travaux doit être introduite par IRISBOX ou par le gestionnaire en envoyant une demande conforme au modèle d’autorisation de travaux dûment complétée et signée et accompagnée des annexes nécessaires par mail à agrements_erkenningen@iriscare.brussels.
- Le service des institutions d’aide et de soins d’Iriscare examinera la demande et en accuse réception dans les 15 jours, en indiquant si elle est complète ou non et, dans ce cas, les données complémentaires encore à fournir, dans un délai maximum de six mois.
- La décision des ministres compétents, prise sur base de l’avis du Conseil de gestion d’Iriscare, est notifiée au demandeur dans les 120 jours suivant la réception d’un dossier de demande complet. Passé ce délai, l’autorisation est réputée accordée.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer aux articles 9 et 10 de l’ordonnance du 24 avril 2008 et aux articles 5 et 6 de l’arrêté du Collège réuni du 4 juin 2009.
Qu’est-ce qu’un agrément ?
L’agrément est une autorisation administrative indispensable à l’exploitation d’un établissement pour aînés (ou à la poursuite de l’exploitation d’un établissement, dans le cas où une autorisation de fonctionnement provisoire a été octroyée par les Ministres compétents préalablement à l’octroi de l’agrément).
L’agrément est accordé par les Ministres compétents pour la Santé et l’Aide aux personnes pour une durée indéterminée et fixe le nombre maximum d’aînés pouvant être hébergés ou accueillis dans l’établissement.
L’agrément n’est valable que pour l’établissement situé à l’adresse indiquée dans la demande d’agrément. Ils prennent fin de plein droit, en cas de changement du gestionnaire.
Pour être agréé l’établissement doit être conforme aux normes arrêtée pour les Centres d’accueil de jour et, s’il échet, aux normes arrêtées par les autorités fédérales compétentes.
Pour en savoir plus, vous pouvez également vous référer aux articles 11, 12 et 16 de l’ordonnance du 24 avril 2008 et à l’article 10 de l’arrêté du Collège réuni du 4 juin 2009
Quelles sont les normes d’agrément applicables aux établissements pour aînés ?
Retrouvez toutes les informations dans la page dédiée.
Quelle décision peut être prise concernant une demande d’agrément ?
Trois types de décisions peuvent être prises :
- Octroi d’une autorisation de fonctionnement provisoire (AFP)
- Octroi d’un agrément
- Refus d’un agrément
Comment obtenir une autorisation de fonctionnement provisoire (AFP) ?
Quand on désire exploiter des places préalablement autorisées (ASMESE), il convient d’entamer la procédure d’agrément.
Dans l’attente de l’obtention d’un agrément (voir point précédent), le gestionnaire d’un établissement pour aînés peut commencer l’exploitation effective des places pour lesquelles il a introduit une demande d’agrément recevable à condition d’avoir obtenu, pour ces places, une autorisation de fonctionnement provisoire, octroyée par les Ministres compétents pour la Santé et l’Aide aux personnes.
L’autorisation de fonctionnement provisoire n’est valable que pour l’établissement situé à l’adresse indiquée dans la demande d’agrément. Elle prend fin de plein droit, en cas de changement du gestionnaire.
Une autorisation de fonctionnement provisoire peut être accordée par les Ministres à un établissement pour autant que :
- le gestionnaire ait introduit une demande d’agrément recevable ;
- l’établissement réponde aux normes d’agrément, sous réserve, de la conformité aux normes dont le respect ne peut être vérifié qu’en cours de fonctionnement de l’établissement.
La décision est notifiée au demandeur dans les 60 jours suivant la réception d’une demande d’agrément recevable.
Une autorisation de fonctionnement provisoire ne peut être accordée que pour une période d’un an, renouvelable une fois, et fixe le nombre maximum d’aînés pouvant être hébergés ou accueillis.
Durant cette autorisation de fonctionnement provisoire (ou durant son renouvellement de maximum 1 an), le Service accompagnement, contrôle et qualité réalisera une ou plusieurs visites afin de vérifier le respect des normes. Ce service rédigent un rapport de leurs constats, lequel est (sauf circonstances urgentes ou exceptionnelles) établi suivant une procédure contradictoire.
Pour en savoir plus, vous pouvez également vous référer à aux articles 13 et 14 de l’ordonnance du 24 avril 2008 et aux articles 2 à 4/1 de l’arrêté du Collège réuni du 4 juin 2009
Comment obtenir un agrément ?
La demande d’agrément se fait en plusieurs étapes :
- Une demande d’agrément peut être introduite par le gestionnaire en envoyant une demande signée et accompagnée d’un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 8 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, par mail à agrements_erkenningen@iriscare.brussels ou par IRISBOX.
- Le service des institutions d’aide et de soins d’Iriscare examine la demande et en accuse réception dans les 15 jours, en indiquant si elle est complète ou non et, dans ce cas, les données complémentaires encore à fournir, dans un délai maximum de six mois.
- La décision est notifiée au demandeur dans les 120 jours suivant la réception d’une demande d’agrément recevable. Ce délai est suspendu pendant les mois de juillet et août, ainsi qu’à partir de l’octroi d’une autorisation de fonctionnement provisoire, et pendant la période de validité de celle-ci.
Passé ce délai, l’agrément est réputé accordé.
Mon agrément peut-il être refusé ?
S’il est constaté, au terme d’un rapport de contrôle, qu’un établissement ne répond pas à tout ou partie des normes d’agrément, Iriscare peut formuler une proposition de refus d’agrément.
A noter qu’après l’octroi de l’agrément, Iriscare peut également formuler une proposition de retrait ou de suspension d’un agrément, si des manquements graves aux normes d’agrément sont constatés aux termes d’un rapport de contrôle.
De plus, si le constat intervient durant la période d’autorisation de fonctionnement provisoire, Iriscare peut formuler une proposition de retrait ou de suspension de l’autorisation de fonctionnement provisoire.
Pour en savoir plus, vous pouvez également vous référer à l’article 17 de l’ordonnance du 24 avril 2008 et aux articles 18 à 18/2 de l’arrêté du Collège réuni du 4 juin 2009
Retrouvez toutes les informations dans la page dédiée.
Puis-je obtenir une dérogation aux normes architecturales ?
Une dérogation aux normes architecturales susmentionnées peut être accordée sur demande motivée du gestionnaire au service des institutions d’aide et de soins.
Les dérogations aux normes architecturales valables accordées avant le 1er septembre 2024 restent valables jusqu’au 1er septembre 2029.
Cette dérogation peut être demandée que pour un nombre limité de normes architecturales.
Retrouvez toutes les informations dans la page dédiée aux normes architecturales.
Quelle est la procédure en cas de fermeture volontaire de l’établissement ?
Lorsque le gestionnaire d’un établissement décide de fermer volontairement l’établissement, il communique cette décision aux Ministres, six mois avant qu’elle produise ses effets.
La procédure de la fermeture volontaire veille à protéger les aînés qui résident dans l’établissement concerné, notamment en respectant au maximum leur liberté dans le choix d’un nouvel établissement.
En cas de résiliation de la convention le délai de préavis du gestionnaire est de six mois.
La notification de la fermeture volontaire de l’établissement doit être envoyé par IRISBOX ou par mail à agrements_erkenningen@iriscare.brussels.
Cette notification doit être accompagnée des documents suivants:
- La lettre destinée aux résidents et au personnel les informant de la fermeture et qui leur est adressée six mois avant la date de la fermeture volontaire;
- Une liste des résidents;
La liste doit être régulièrement actualisé et envoyé mail à agrements_erkenningen@iriscare.brussels une fois par mois et chaque fois que des modifications importantes y sont apportées; - Une copie de la lettre informant de la fermeture volontaire adressée à la commune concernée;
- Une copie de la lettre informant de la fermeture volontaire adressée à Infor-Home, Cours Saint Michel 100 bte 02 à 1040 Etterbeek (info@home-info.be).
Lorsque plus aucun résident ne séjournera dans l’établissement et maximum une semaine après la date de la fermeture définitive, la déclaration sur l’honneur dûment complétée et signée doit être envoyé par mail à agrements_erkenningen@iriscare.brussels.
Une visite d’inspection pourrait avoir lieu afin de constater la fermeture du bâtiment en fonction.
Pour en savoir plus vous pouvez référer à l’article 19/4 de l’ordonnance du 24 avril 2008 et à l’article 25 de l’arrêté du Collège réuni du 4 juin 2009
Qu’en est-il du contrôle des prix ?
Les établissements d’accueil pour aînés ne peuvent appliquer de hausse de prix ou de hausse de marges sans demande préalable (Art. 2 de l’A.M. du 12-08-2005).
Toute demande de hausse de prix ou de marges doit être envoyée à la Direction Budget, Financement et Monitoring d’Iriscare
- par mail et/ou
- par lettre recommandée avec avis de réception (rue Belliard n° 71 boîte 2, 1040 Bruxelles).
Que faire dans le cas d’une demande d’indexation des prix ou d’une notification des nouveaux produits et services?
Pour la demande d’indexation des prix (art. 5 de l’AM du 12-08-2005) et la notification des nouveaux produits et services (l’article 6 de l’AM du 12/08/2005) vous devez désormais utiliser, à partir du 01/03/2025, l’application Curas. Toute demande d’indexation ou notification des nouveaux prix envoyée par mail ou par courrier postal ne sera plus acceptée après cette date et aucune suite ne sera réservée.
Pour la notification de nouveaux produits ou de nouveaux services, les établissements pour aînés sont libres de fixer les prix. L’action de la Direction Budget, Financement et Monitoring se limite au contrôle du caractère « nouveaux produits et services », conformément aux dispositions de l’article 6 de l’AM du 12/08/2005. Elle a donc dix jours pour vérifier l’aspect nouveau et notifier sa décision à l’établissement.
Concernant la demande d’indexation (art. 5 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement notifie à la Direction Budget, Financement et Monitoring les prix d’hébergement indexés à l’évolution de l’indice des prix à la consommation, sur une période de maximum 36 mois précédant le mois au cours duquel la notification est réceptionnée. A défaut d’un refus de la Direction Budget, Financement et Monitoring dans les 10 jours qui suivent la réception de la notification, les prix indexés peuvent être appliqués au plus tôt, à partir du quinzième jour à dater de la réception de la notification.
Notez que la hausse de prix des produits et/ou services qui sont offerts et facturés aux habitants en supplément du prix d’hébergement ne peut pas faire l’objet d’une procédure d’indexation, mais doit suivre la procédure pour une hausse complète des prix.
Que faire dans le cas d’une hausse complète des prix ?
Quant à la procédure complète (art. 2 et 3 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement introduit sa demande à la Direction Budget, Financement et Monitoring par mail et/ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour que la demande soit recevable, l’établissement doit fournir toutes les informations prévues à l’article 3, § 2 de l’AM du 12-08-2005. Toutefois, la Direction Budget, Financement et Monitoring pourrait demander des complément d’informations (cfr; art.7 de l’AM du 12-08-2005). La demande doit être faite via le formulaire obligatoire de demande de hausse de prix ou de marges.
Lorsque la demande n’est pas complète, la Direction Budget, Financement et Monitoring en avertit l’établissement dans les dix jours qui suivent la date de la réception en indiquant les données manquantes. Dans les soixante jours qui suivent la réception de la demande complète, la décision du Fonctionnaire dirigeant (au nom des Ministres du Collège réuni compétents pour l’Aide aux personnes) est signifiée à l’établissement qui peut appliquer la hausse autorisée dès le jour de la réception de cette décision.
Comment introduire une demande via IRISbox ?
Retrouvez toutes les informations sur le Single Digital Gateway dans notre boite à outils.
Comment accéder à Curas ?
Retrouvez toutes les informations sur Curas dans notre boite à outils
