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Simplification administrative

La simplification administrative, c’est quoi ?

Il est important pour Iriscare, en tant qu’organisme public, de faciliter et limiter les démarches administratives de ses partenaires et des assurés sociaux.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?

  • limiter au maximum les formalités qu’ils doivent accomplir
  • rendre toute formalité administrative rapide, peu coûteuse et facile à réaliser
  • améliorer l’efficacité et la fiabilité de l’administration en se focalisant sur les usagers des services

Comment procéder ?

  • repenser les processus et les procédures
  • simplifier la réglementation et les formulaires
  • recourir aux technologies numériques (e-government)
  • communiquer l’information de manière transparente aux partenaires et assurés sociaux

Projets en cours

Plusieurs projets ont été lancés afin de faciliter la vie des assurés sociaux et des partenaires d’Iriscare. Ces projets font l’objet d’un suivi dans le cadre plus global de la Gestion de projets (PMO) et sont réalisés en suivant la méthodologie élaborée pour l’ensemble des projets d’Iriscare.

PJI36 – Finattest

Objectif:

transmettre électroniquement au SPF Finances les données fiscales des institutions de soins agréées, en particulier des maisons de soins psychiatriques, des maisons de repos et des maisons de repos et de soins (voir projets PJI66a et 66b). Pour ce faire, mettre en place un flux d’information entre les organismes assureurs, le Collège intermutualiste national (CIN), Iriscare, la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) et le SPF Finances.

Bénéfices pour les secteurs concernés:
  • plus grande fiabilité des données et gain de temps

Fin estimée du projet: 31/12/2023

PJI66a – Facturation électronique dans les maisons de soins psychiatriques (MSP)

Objectifs:
  • instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MSP vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MSP);
  • supprimer le système des avances trimestrielles.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
  • processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus grande réactivité, gain de temps

Fin estimée du projet: 31/12/2022

PJI66b – Facturation électronique dans les maisons de repos (MR) et maisons de repos et de soins (MRS)

Objectifs:
  • instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MR et MRS vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MR et MRS);
  • supprimer le système des avances trimestrielles.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
  • processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus de réactivité, gain de temps

Fin estimée du projet: 01/06/2024

Projets finalisés

Les projets suivants en matière de simplification administrative sont à présent finalisés.

PJG17 – Optimalisation de l’accueil téléphonique

Fin du projet: 02/2022

Objectifs:
  • améliorer l’accessibilité directe des services d’Iriscare;
  • veiller à ce que les appels téléphoniques arrivent à la bonne personne dans le bon service;
  • réduire au maximum le nombre d’appels qui ne reçoivent pas de réponse adéquate.
Résultats:
  • l’activation d’un nouveau numéro de téléphone pour Iriscare : 02/435.64.00;
  • un nouveau système téléphonique avec menu de sélection NL/FR afin que l’appelant soit immédiatement entendu dans sa langue;
  • un outil convivial qui permet aux réceptionnistes de trouver rapidement le service concerné et la personne de contact adéquate, dans la bonne langue;
  • le personnel de la réception est formé et entraîné à communiquer d’une manière orientée vers le client et les solutions;
  • tous les services d’Iriscare et des SCR ont été sensibilisés à ce projet via les SPOC ;
  • le système garantit que le client est rappelé si les personnes de contact au sein des services ne sont pas présentes.
Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires:
  • une réponse rapide à leurs questions, émanant du service compétent: gain de temps et de qualité
Évaluation:

Une analyse du bénéfice au niveau des charges administratives pour les citoyens et les institutions partenaires est en cours.

PJI22 – Centrale de marchés publics – e-cat

Fin du projet: 02/2022

Objectifs:
  • créer une centrale d’achat pour les équipements de protection individuelle à destination des institutions et services agréés ou subsidiés par la Région de Bruxelles-Capitale, Iriscare, les Services du Collège réuni, la Commission communautaire française (COCOF) ou la Commission communautaire flamande (VGC) et qui sont situés en Région bruxelloise;
  • mettre en place d’un conseil d’utilisateurs et un panel d’experts;
  • mettre en ligne un catalogue des produits disponibles (e-cat).
Résultats:
  • la plateforme de la centrale de marchés publics a été lancée le 5 janvier 2021;
  • elle offre aux institutions bruxelloises un large éventail de matériel de protection de qualité supérieure (e-cat), à un prix très avantageux;
  • le conseil d’utilisateurs et le panel d’experts se réunissent lorsque nécessaire.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
  • facilité d’approvisionnement, garantie de qualité du matériel, prix plus compétitif (achat de grandes quantités), gain de temps
Évaluation:
  • le taux de satisfaction résultant d’une 1ère enquête auprès des institutions qui sont inscrites et des acheteurs est de 73%;
  • une analyse du bénéfice au niveau des charges administratives pour les institutions partenaires est en cours.

PJI23 – création d’un stock stratégique rotatif solidaire de matériel médical de protection

Fin du projet: 02/2022

Objectifs:
  • constituer un stock stratégique rotatif solidaire pour prévenir les pénuries en matériel médical de protection et répondre aux besoins urgents en la matière des institutions bruxelloises;
  • mettre en place d’un logiciel automatisé permettant la gestion des stocks ainsi que le rapportage des données.
Résultats:
  • le stock stratégique en matériel médical de protection a été créé; il sera adapté en fonction des besoins;
  • le logiciel de gestion des stocks et l’outil de scanning sont opérationnels depuis décembre 2022 et le rapportage des données issues de ce logiciel a été activé le 01/02/2022.
Bénéfice pour les secteurs concernés:
  • la garantie d’un approvisionnement en matériel médical de protection de qualité en temps de crise sanitaire, sur base du principe de la solidarité interfédérale.
Évaluation:

Le bénéfice pour les secteurs concernés est similaire à celui du projet e-cat auquel il est lié.

Simplification des formulaires

Les formulaires sont un outil essentiel pour obtenir les données indispensables à la gestion des différentes compétences d’Iriscare.

Un formulaire est un outil de communication entre deux utilisateurs. Il doit faciliter à la fois la tâche du lecteur et celle de l’organisation qui le diffuse.

Un formulaire est efficace si

  • le destinataire sait exactement ce que l’on attend de lui;
  • celui qui l’envoie obtient l’information dont il a besoin.

Un formulaire est lisible si le lecteur peut

  • le remplir en une fois, du début à la fin;
  •  sans aide;
  • en étant certain d’avoir fourni des informations complètes et correctes.

Les formulaires doivent aussi répondre au principe Once Only.

Plan d’action

La simplification des formulaires est un processus de longue haleine, entamé fin 2021 à Iriscare.

Il fait l’objet d’un plan d’action en plusieurs étapes.

1ère étape: sessions d’information: Comment rendre les formulaires plus efficaces et compatibles avec le principe ‘Once Only’ ?

Objectifs:
  • sensibiliser les participants à la simplification des formulaires;
  • les convaincre des avantages d’un formulaire efficace;
  • définir avec eux les critères d’un formulaire efficace.
Réalisation:

Quatre sessions d’information ont été organisées en interne pour une vingtaine de collaborateurs d’Iriscare pendant les mois de novembre et décembre 2021.

2ème étape: désignation d’un SPOC par département/service

Le SPOC est la personne de référence pour la mise en œuvre de la simplification des formulaires dans son département/service.

3ème étape: réalisation d’un inventaire des formulaires utilisés

Cet inventaire est en cours de réalisation avec la collaboration des départements /services et des SPOCS.

Objectifs:
  • déterminer l’importance du plan d’action à mettre en place;
  • prioritiser les formulaires à adapter.

4ème étape: création de groupes de travail dans les départements/services concernés

Objectifs:
  • analyser les formulaires en fonction des priorités définies;
  • les adapter afin qu’ils correspondent aux exigences en matière de simplification administrative.

Single Digital Gateway

Vous trouverez dans cette rubrique les informations utiles et les actions prises ou à prendre par Iriscare pour mettre en ligne certaines de ses procédures et répondre ainsi aux exigences européennes en la matière.

Qu’est-ce que c’est ?

Le Single Digital Gateway (SDG) est

  • un portail numérique unique pour l’Union européenne (UE);
  • une exigence européenne en matière de simplification administrative.

Il donne accès en ligne aux citoyens et entreprises de tout Etat membre de l’UE à

  • des informations;
  • des procédures;
  • des services d’assistance d’un autre Etat-membre de l’UE.

Source réglementaire:

Règlement (UE) 2018/1724 du Parlement européen et du  Conseil du 2 octobre 2018 établissant un portail numérique unique pour donner accès à des informations, à des procédures et à des services d’assistance et de résolution de problèmes, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­Procédures concernées:

  • demande et reconnaissance des qualifications professionnelles;
  • démarches à réaliser par les institutions partenaires pour démarrer, poursuivre ou cesser une activité (autorisation, agrément, etc).

Réalisations Iriscare 2021:

  • des fiches d’information ont été créées pour chacune des procédures concernées et mises en ligne dans le catalogue SDG;
  • un plan d’action a été réalisé pour la mise en ligne des démarches/procédures répertoriées dans le catalogue.

Prochaines étapes:

  • premier trimestre 2022: lancement d’un projet pour la digitalisation des procédures répertoriées;
  • fin  2023: disponibilité en ligne de ces procédures.