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FAQ – Testing

Dernière mise à jour : 06 mai 2020

Table of contents

Stratégie des tests

Comment détermine-t-on les  maisons de repos qui seront testées ?

Le dépistage systématique dans les maisons de repos est terminé depuis le 4 mai. A partir de cette date, des tests sont disponibles pour répondre à des épidémies. Dès qu’une personne symptomatique est identifiée, la maison de repos contacte la cellule outbreak/testing qui définit la stratégie de contrôle dont le dépistage est un des éléments.
Le dépistage se poursuit dans les autres institutions résidentielles.

Comment détermine-t-on le nombre de tests que chaque région est autorisée à effectuer ?

En fonction de la capacité totale de test, ceux-ci sont répartis entre les régions /entités fédérées sur la base d’une clé de répartition approuvée par le RMG.

Est-il possible d’utiliser les kits de test fournis pour le dépistage sélectif des cas suspects dans la population à haut risque pour le COVID-19 ?

Il est de la responsabilité des maisons de repos d’utiliser les kits de test fournis au sein de leur population. Cela signifie que vous choisissez les personnes que vous voulez tester dans votre maison de repos. Sur la base de la stratégie de test choisie, vous pouvez alors prendre des mesures plus ciblées.

Que faire en cas de tests insuffisants ?

Si le nombre de tests fournis par le fédéral n’est pas suffisant, comme indiqué dans la circulaire, voici la priorisation proposée pour réaliser ces tests :
• Catégorie 1 : Le personnel soignant, y compris les stagiaires, ayant des symptômes (rhume, toux, maux de gorge…) qui n’a pas encore été testé positif depuis le début des symptômes, y compris le personnel en incapacité de travail au moment du testing, le jour de son retour d’incapacité ;
• Catégorie 2 : Les résidents ayant des symptômes (rhume, toux, maux de gorge,…) qui n’ont pas encore été testés positifs depuis le début des symptômes ;
• Catégorie 3 : le personnel soignant asymptomatique ;
• Catégorie 4 : le personnel non soignant (symptomatique ou non) au contact des patients ;
• Catégorie 5 : les résidents asymptomatiques ;
• Catégorie 6 : le personnel non soignant symptomatique au contact du reste du personnel ;
Signaler à votre contact le nombre de tests manquants ou via l’adresse mail testing@iriscare.brussels

Que dois-je en faire de l’autocollant / étiquette avec le code-barres se trouvant dans le kit de test ?

Si le code-barres n’a pas encore été apposé sur le tube, il DOIT être appliqué verticalement (longitudinalement), de sorte qu’il puisse être scanné dans les laboratoires. Si le code-barres est appliqué horizontalement, le scannage ne sera pas possible et nécessitera des étapes supplémentaires en laboratoire, ce qui retardera le processus de test.

Voici un exemple d’étiquette mal placée

Et voici un exemple d’étiquette bien placée

Puis-je utiliser  les vignettes mutuelles pour les coller sur les tubes ?

Non. Seule l’étiquette avec le code-barres unique peut être placée sur les tubes. En outre, il n’est pas recommandé d’envoyer des données personnelles. Le code-barres doit être lié au numéro du registre national dans le système CyberLab . Le médecin y a accès via le compte utilisateur demandé (voir le feuillet d’instructions séparé « covid_19_account_request »)fourni avec le kit de dépistage.
Il faut suivre cette procédure sinon le test ne sera pas valide.

Que faire des tests non-utilisés ?

Si vous avez des kits de test non utilisés, veuillez le signaler à votre contact Iriscare ou via testing@iriscare.brussels

Que faire si le test est de mauvaise qualité ?

Le signaler à votre contact Iriscare qui fera remonter cette info au Fédéral qui assure la livraison des kits de test.
Si la mauvaise qualité du matériel de testing (écouvillon manquant ou cassé…) empêche de tester l’ensemble des résidents et du personnel, vous pouvez demander de nouveaux tests à Iriscare soit via votre personne de contact, soit via l’adresse mail testing@iriscare.brussels

Que faire si j’ai des frottis en trop ?

Signaler le à votre contact Iriscare ou via l’adresse mail : testing@iriscare.brussels

Test – échantillon

Qui réalise ces tests ?

En accord avec les institutions, ce sont les médecins coordinateurs ou référents qui réalisent et coordonnent ces tests au sein de chaque institution. Ceux-ci peuvent évidemment être épaulés par une équipe mise en place par la direction + cf. plus bas la possibilité de faire appel à la FMM. Par ailleurs, les services externes de prévention et de protection au travail peuvent être mobilisés pour dépister le personnel.

Quelle est la rémunération du médecin qui réalise les tests de dépistage Covid-19 ?

Veuillez trouver plus d’informations à ce sujet sur le site de l’INAMI.

Comment prélever l’échantillon ?

La procédure d’échantillonnage est jointe à la livraison du matériel. Veuillez lire attentivement ce document, car un prélèvement d’échantillon correct est essentiel pour effectuer un test de laboratoire avec succès.

Que dois-je faire une fois que j’ai prélevé l’échantillon ?

La procédure d’échantillonnage est jointe à la livraison du matériel. Il est important que le tube soit correctement scellé afin qu’il ne puisse pas y avoir de fuite pendant le transport. De plus, avant de collecter les échantillons, nous vous demandons d’enregistrer les tests dans le CyberLab dès que possible (voir la feuille d’instructions séparée « covid_19_test_requesting »). Cela permet de s’assurer que l’échantillon est lié aux données du patient.
Pour les échantillons qui ne sont pas enregistrés, il ne sera pas possible de fournir des résultats de test et le test en laboratoire ne sera pas effectué.

Qui est censé saisir toutes les données (code-barres + identification) ?
Cela peut-il également être fait par une infirmière ou un membre du personnel administratif, par exemple ?

En principe, les MCC (Médecins Coordinateurs et conseillers) et les infirmières ont accès à Cyberlab pour relier les codes-barres aux patients. S’il est jugé nécessaire d’étendre cette mesure au personnel administratif, par exemple, il est important que l’INAMI en soit informé car celui-ci doit valider les demandes de compte. Nous suggérons donc à toute personne qui a besoin d’accéder à Cyberlab d’envoyer un email à secr.inst@riziv-inami.fgov.be afin que l’INAMI soit informé et puisse valider les comptes correctement.

Est-il possible de prélever un échantillon sur les enfants ?

Si vous disposez d’écouvillons fins (pour les prélèvements naso-pharyngésaux), vous pouvez les utiliser pour prélever des échantillons sur des enfants.

Que faire si vous rencontrez des difficultés dans la réalisation des tests ?

En premier lieu vous pouvez consulter une vidéo d’explication via ce lien.
Toute question d’ordre médical peut être adressée à :
Michel Hanset – 0475 73 82 22 – medigen@me.com (pour toute question concernant les MR/MRS)

Que faire si j’ai besoin d’aide pour réaliser le dépistage au sein de ma résidence ?

Si un soutien opérationnel est nécessaire, la Fédération des Maisons Médicales (FMM) se porte volontaire pour donner un appui au MCC en MR-MRS ou au médecin responsable des tests dans les autres institutions afin de mettre sur pied la réalisation des tests. Signalez-le à votre personne de contact. La FMM prendra alors contact avec les MR-MRS qui le souhaitent dans les plus brefs délais. L’armée peut également être sollicitée pour la réalisation des tests via la FMM qui coordonne le soutien opérationnel.
Par ailleurs, la médecine du travail est à votre disposition pour vous soutenir dans le dépistage des membres de votre personnel. Veillez à les contacter assez tôt pour planifier leur intervention si cela est nécessaire. Sur le territoire de Bruxelles-Capitale, le CESI a été chargé de coordonner les actions des services de médecine du travail.

FMM (Fédération des maisons médicales) Estibaliz San Anton – 0488 14 47 60 Estibaliz.SanAnton@fmm.be
FAMGB (Fédération des Associations de Médecins Généralistes de Bruxelles) Cécile Avril – 0472 72 30 53 Cecile.Avril@famgb.be
CESI (médecine du travail) Fabian Baudry – 0477 42 49 01 fabian.baudry@cesi.be

Peut-on utiliser d’autres tests que les tests fédéraux ?

Depuis le 4 mai, les critères de dépistage ont été élargis, si vous respectez ces critères, vous pouvez faire réaliser des tests par les labos des hôpitaux ou les labos privés. Ils seront alors fiancés par l’INAMI. Dans les autres cas, ils seront facturés et à votre charge.
https://covid-19.sciensano.be/fr/covid-19-definition-de-cas-et-testing

Livraison et collecte des tests

Comment le matériel est-il livré ?

Nous travaillons avec 2 laboratoires centraux (PPD et BARC Cerba Research).
Iriscare vous informera de la date de livraison des tests.
N’oubliez pas lors de la livraison des tests de convenir avec le laboratoire du jour et heure du ramassage des tests effectués.

Comment le matériel est-il récupéré ?

Les mêmes laboratoires s’occupant de la livraison du matériel planifient également la collecte des échantillons. À la livraison du matériel, ils vous proposeront une date et une heure pour venir rechercher les échantillons prélevés. Si le moment proposé ne convient pas, vous avez la possibilité de contacter directement le numéro fourni avec la livraison. De cette façon, vous pouvez enregistrer une nouvelle heure de collecte des échantillons.

Sommes-nous informés de la date de livraison de nos échantillons ?

Iriscare vous informera de la livraison prévue du matériel.

Comment conserver les échantillons reçus ?

Les kits de test livrés (non utilisés) doivent être conservés à température ambiante et dans un environnement sécurisé.

Combien de temps les prélèvements peuvent-ils être conservés au réfrigérateur ?

Nous recommandons d’effectuer les prélèvements à un moment aussi proche que possible de celui prévu pour la collecte et demandons de conserver les échantillons au maximum 24 heures (et exceptionnellement jusque 48 heures) au réfrigérateur.

Combien de temps les échantillons non-utilisés peuvent-ils être conservés ?

Les échantillons non utilisés n’ont pas de date d’expiration.

L’un des échantillons fuite que faire ?

Un échantillon qui fuite n’est plus utilisable.
Grâce au code CV unique, nous pouvons identifier à quelle maison de repos appartient l’échantillon ayant fui. Le directeur régional contacte alors la maison de repos pour signaler l’échantillon inutilisable. Sur la base de ce code unique, la maison de repos peut identifier le patient concerné et, si vous le souhaitez, prélever un nouvel échantillon.
Le code initial du CV est alors défini comme « non conforme » dans CyberLab.

Les échantillons peuvent-ils être envoyés à n’importe quel laboratoire ?

Les échantillons sont livrés, collectés et testés de manière centralisée. Vous ne pouvez donc pas apporter les échantillons que vous recevez via le gouvernement fédéral à un autre laboratoire. Inversement, seuls les échantillons du gouvernement sont analysés par les laboratoires centraux.

Un résident / membre du personnel peut-il refuser de se soumettre à un test ?

Personne ne peut être forcé de réaliser un test, néanmoins dans l’objectif de santé publique de gestion de l’épidémie il est primordiale que l’ensemble des résidents et du personnel soit testé. Il est important de prendre le temps d’expliquer cela au résident. En dernier recours, le médecin inspecteur d’hygiène de la COCOM peut donner l’injonction de réaliser le test ceci en vertu de l’ordonnance du 19 juillet 2007.

Qu’en est-il des membres du personnel absents lors du testing ?

Le membre du personnel absent sans certificat médical doit se présenter également pour se faire tester.
Le membre du personnel absent sous certificat médical devra se faire tester avant son retour au travail.

Enregistrement des tests

J’ai prélevé un échantillon. Et maintenant ?

Tous les échantillons doivent être enregistrés dans le CyberLab et liés à un patient. Pour avoir accès à CyberLab, vous devez d’abord demander un compte d’utilisateur.
(Lors de la livraison du kit ,vous recevez également la procédure à suivre pour vous créer un compte Cyberlab).

Remarque : Il est très important de s’assurer que vous enregistrez l’échantillon dans le bon paramètre. Pour ce faire. Pour ce faire, il faut indiquer correctement l’emplacement de chaque échantillon en plus de la saisie du code à barres (voir n° 2 dans la figure ci-jointe).

Qui peut enregistrer des tests dans le CyberLab ?

Pour accéder à CyberLab, vous devez d’abord demander et créer un compte (voir la procédure dans le kit de livraison).
Toute personne disposant d’un compte d’utilisateur validé peut entrer des tests dans le CyberLab (c’est-à-dire lier le code-barres unique aux informations sur le patient). Veuillez-vous référer à la feuille d’instructions se trouvant dans le kit de livraison (« covid_19_test_requesting »).

Qu’en est-il des résidents sans RRN/KSZ (NISS) ?

Les patients ayant un numéro BIS peuvent également être enregistrés dans le CyberLab.

Que faire si nous avons oublié d’enregistrer le test dans CyberLab ?

Si vous disposez toujours du lien entre le code-barres et le patient, vous pouvez ensuite enregistrer le test dans CyberLab.
Si vous n’avez plus les informations, le test sera défini comme non-conforme et un nouveau test devra être effectué.

Comment créer un compte d’utilisateur dans CyberLab ?

Pour créer un compte d’utilisateur dans CyberLab, il existe une fiche d’instruction spécifique (« covid_19_account_request »), veuillez-vous y référer.
Il est important de noter qu’une fois que vous avez demandé le compte, vous devez également le notifier à secr.inst@riziv-inami.fgov.be (avec la notification du numéro d’enregistrement national du demandeur, le nom de la maison de repos et avec et le directeur du centre de soins résidentiel en cc).
Remarque 1 : Vous devez donc toujours demander vous-même le compte dans CyberLab.
Remarque 2 : Nous vous demandons de faire la demande pour votre compte un jour à deux jours à l’avance et de tester l’accès à celui-ci. La connexion à votre compte n’est possible que via l’application Itsme

Puis-je relier mon compte d’utilisateur à plusieurs centres ?

Vous ne pouvez créer un compte que pour un seul centre dans CyberLab. Si vous souhaitez faire ajouter un ou plusieurs centres, vous devez en faire la demande à l’adresse électronique suivante : secr.inst@riziv-inami.fgov.be.
Dans ce courrier, vous devez mentionner les éléments suivants :

  • Nom (nom de famille + prénom)
  • Numéro de registre national
  • Indication de la (des) maison(s) de repos
  • Commune
  • Numéro INAMI (ou numéro HCO si pas de numéro INAMI)

Je ne suis pas médecin et je souhaite aider à l’enregistrement des tests. Est-ce possible ?

Sous réserve de l’approbation du MCC et/ou du médecin du travail, un profil administratif peut être créé. Vous devez créer votre propre compte d’utilisateur dans CyberLab (voir « Comment créer un compte d’utilisateur dans CyberLab ? »)
En même temps, le MCC /médecin du travail (ou le directeur avec le MCC/médecin de travail en cc) doit envoyer un e-mail à secr.inst@riziv-inami.fgov.be, dans lequel il ou elle confirme l’accès pour vous, en indiquant le numéro INAMI de l’institution.
Remarque : un compte administratif ne donne pas accès aux résultats des tests.

Qui contacter si je rencontre un problème avec l’encodage des résultats ?

Veuillez contacter le service d’assistance du :

  • MIPS (outil CyberLab) au + 32 (0) 2 223 00 00 ;
  • BARC Cerba Research : +32 (0) 9 240 94 44 ;
  • PPD : +32 (0) 2 725 21 27.

J’ai des problèmes avec itsme

Veuillez contacter le service d’assistance d’itsme au +32 (0)2 223 00 00.

Résultat des tests

Qui a accès aux résultats des tests ?

  • Via CyberLab, seuls les MCC du centre de soins résidentiels ou le médecin qui a enregistré l’échantillon dans CyberLab. Voir la feuille d’instructions séparée « covid_19_test_view_results  ».
  • Via la plateforme de santé en ligne (depuis le 16/4) : le médecin traitant (qui a une relation thérapeutique avec le résident ou le membre du personnel).
  • Via masanté.be : le patient.

Notre médecin du travail peut-il avoir accès aux résultats des tests ?

Les médecins du travail ont accès aux résultats de leur patients respectifs à condition qu’ils aient demandé un compte d’utilisateur dans CyberLab.

Ma direction peut-elle accéder aux résultats des tests ?

Seuls les MCC, les services de contrôle des maladies infectieuses, les médecins du travail et les médecins traitants ont accès aux résultats de leurs patients respectifs.

Qui doit être informé du résultat du test ?

Seul le médecin a accès aux résultats. À cet égard, il est important que les médecins responsables d’une ou de plusieurs maisons de repos demandent un compte d’utilisateur dans CyberLab et y enregistrent les tests (en associant le code-barres aux données du patient) (voir « Comment créer un compte d’utilisateur dans CyberLab ? »). Des brochures d’information seront incluses dans la livraison des kits de test.

Que signifie le statut « initial » ou « final » ?

Le terme « initial » signifie que les résultats des tests ne sont pas encore disponibles.
« Final » signifie que les résultats des tests sont disponibles.

Qu’est-ce que cela signifie si les résultats sont non  conformes ou non valides ?

La non-conformité signifie qu’il y a eu un problème pré-analytique avec l’échantillon qui a rendu impossible la réalisation du test.
L’échantillon n’est pas arrivé dans des conditions optimales et le test n’a pas pu être effectué (par exemple, parce qu’il n’était pas correctement fermé et qu’il n’y avait pas assez de liquide, parce que d’autres substances se trouvaient dans le tube…) ou parce que l’échantillon n’a pas été (correctement) enregistré dans le CyberLab.
Il est conseillé de demander un nouvel échantillon si nécessaire (en utilisant les tests non utilisés disponibles dans la région ou en demandant au niveau fédéral).
Non valide signifie que les résultats des tests ne sont pas fiables. Le résultat du test (réaction PCR) ne répondait pas aux critères d’interprétation fiable.
Il est conseillé de demander un nouvel échantillon si nécessaire (en utilisant les tests non utilisés disponibles dans la région ou en demandant au niveau fédéral).

Quand les résultats des tests seront-ils connus ?  Combien de temps après le prélèvement ?

Les résultats seront en principe disponibles 48 à 72h après l’envoi au labo

Questions générales

J’ai reçu et utilisé le lot de masques non conforme, que dois-je faire ?

Cela signifie que le personnel ayant porté ces masques n’a peut-être pas été plus protégé que s’il avait porté un masque chirurgical.
Par précaution et en attendant les résultats des tests et nos prochaines livraisons, nous demandons à toutes les institutions : – de dresser une liste du personnel qui a porté ces masques pour soigner des patients ;

  • que les personnes figurant sur cette liste qui le souhaitent et qui n’ont pas déjà été soumises à un test covid-19 dans les 7 jours précédents contactent leur service de prévention et médecine du travail afin d’être testées ;
  • actuellement tous les masques KN95  livrés par Iriscare doivent être considérés comme des masques chirurgicaux.

Dès que les résultats des tests sur les masques seront connus nous vous tiendrons immédiatement informés des instructions à suivre.

Faut-il utiliser de la vaisselle à usage unique pour les résidents infectés par le Covid 19 ?

Apportez les ustensiles de cuisine du résident malade à la cuisine immédiatement après utilisation, pour les nettoyer dans un lave-vaisselle à au moins 60 °C. Une attention particulière doit également être accordée au nettoyage des plateaux, de préférence dans le lave-vaisselle.

Où peut-on trouver les circulaires ?

Vous pouvez retrouver les circulaires sur le site Iriscare via ce lien.

Contact en cas de questions

Questions relatives au système CyberLab (MIPS) & ItsMe (y compris les questions concernant l’enregistrement et les résultats de tests)

Problème d’encodage

+32 (0)2 223 00 00
Questions logistiques concernant la livraison et la collecte du matériel
  • BARC Cerba Research
    +32 (0) 9 240.94.44
  • PPD Central lab Belgium
    +32 (0) 2 725 21 27
Autres questions concernant les tests Covid-19 Covid-19 Testing call Center

+32(0) 800 980 06

du lundi au dimanche de 10h à 18h