Famiris

Niveau B – Assistent – Administratief deskundige – Departement Beleid Gezinnen en Personen – Dienst Personen met een beperking

Doel van de functie

Organiseren en opvolgen van de administratieve, organisatorische en ondersteunende taken om één of meer hiërarchische meerderen van de dienst te ondersteunen bij hun activiteiten.

Inhoud van de functie

Als informatiebeheerder: uitvoeren van diverse administratieve taken die bijdragen aan het beheer van de door de dienst verwerkte informatie. Het gaat om het verzamelen, behandelen en opvragen van informatie over de aangelegenheden die de dienst behandelt (mobiliteitshulpmiddelen, tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden enz.) om de hiërarchische meerderen te ondersteunen bij de behandeling van de aangelegenheden.

Voorbeelden van taken:

  • Opvolgen van de administratie zoals informatie verzamelen, klasseren en archiveren via digitale en papieren klassering;
  • Beheren van de databanken van de dienst (databank van de bandagisten, statistische en budgettaire gegevens via Excel en Access) en updaten;
  • Opvolgen en bijwerken van de mailinglijsten en contactgroepen via Outlook;
  • Structureren van de registers op een logische manier met relevante informatie voor de medewerkers;
  • Ontwikkelen van mailingsystemen om interne en externe partners regelmatig te informeren over veranderingen;
  • Beheren van alle eigen documenten en informatie van de dienst om vragen van medewerkers en/of externe contacten te kunnen beantwoorden en belangrijke informatie correct te kunnen doorgeven;
  • Ervoor zorgen dat de collega’s van de dienst gemakkelijk toegang hebben tot de informatie;
  • Uitvoeren van diverse secretariaatstaken voor de dienst;
  • Deelnemen aan dienst- en werkvergaderingen.

Als contactpersoon: verstrekken van de nodige informatie en vragen van interne en externe derden (personen met een handicap, fabrikanten, bandagisten, regionale maatschappijen van onderlinge bijstand enz.) beantwoorden om collega’s en externen te ondersteunen door correct en klantgericht op hun vragen te antwoorden.

Voorbeelden van taken:

  • Beantwoorden van eenvoudige vragen van derden (per telefoon, e-mail of brief) over de aangelegenheden die de dienst behandelt;
  • Schrijven van mededelingen (intranet, nieuwsbrieven enz.) en FAQ oplijsten onder leiding van een hiërarchische meerdere;
  • Meedelen van informatie die duidelijk, leesbaar en begrijpelijk is voor de contactpersoon, met een correcte inhoud en een passende lay-out, onder leiding van een hiërarchische meerdere (Word);
  • Beheren van de uitnodigingen voor de vergaderingen via Outlook en de logistieke ondersteuning van de vergaderingen opvolgen.

Als dossierbeheerder: behandelen en opvragen van informatie over de aanvragen om producten op te nemen op de lijst van de mobiliteitshulpmiddelen en contact opnemen met fabrikanten om over alle noodzakelijke elementen en informatie te beschikken ter voorbereiding van de dossiers.

Voorbeelden van taken:

  • Opvolgen van het wettelijk en regelgevend kader;
  • Nagaan of de informatie in een dossier volledig, correct, consistent en coherent is, informatie of verduidelijking zoeken in diverse bronnen en de dossiers aanvullen;
  • Uitvoeren van het stappenplan van het dossier volgens de vastgelegde reglementering of procedure en de beheersmiddelen up-to-date houden (gegevens invoeren in diverse bestanden, regelmatig updaten, stand van zaken opstellen enz.) en de dossierstukken klasseren en archiveren;
  • Meehelpen de administratieve procedures te verbeteren en voorstellen doen om ze te vereenvoudigen.

Meer informatie over de functie?

Sabine Vanbuggenhout

Tel: 02 237 25 53

Gegevens van de werkgever

Als gevolg van de 6de Staatshervorming heeft de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (GGC) nieuwe bevoegdheden gekregen.

Het Verenigd College heeft beslist deze nieuwe bevoegdheden grotendeels toe te vertrouwen aan Iriscare, de nieuwe bicommunautaire instelling voor openbaar nut (ION).

Deze instelling:

  • Beheert het beleid en de financiering inzake gezondheid meer bepaald erkenning en financiering van rusthuizen en verzorgingstehuizen, instellingen personen met een handicap, revalidatiecentra en financiering initiatieven beschut wonen en psychiatrische verzorgingstehuizen
  • Beheert het beleid en de financiering inzake bijstand aan personen in het algemeen en ouderen of personen met een handicap in het bijzonder (thuiszorg, kinderbijslag, instellingen personen met een handicap, mobiliteitshulpmiddelen, de tegemoetkoming hulp aan bejaarden)
  • Stuurt en financiert de meewerkende partners aan (Brusselse mutualiteiten en kinderbijslagfondsen)
  • Herbergt tevens Famiris, het Brusselse publieke kinderbijslagfonds dat aan 56.000 Brusselse gezinnen kinderbijslag uitbetaalt.

Iriscare wil een toegankelijk contactpunt zijn voor iedere Brusselaar en alle Brusselse professionals voor alles wat de sociale bescherming in Brussel aangaat.

Wil je graag mee ondersteuning bieden aan mensen die het nodig hebben?

Wil je deel uitmaken van de start van een  nieuwe instelling voor sociale zekerheid in Brussel?

Kan je je vinden in de waarden van de overheid?

Iriscare heeft jou nodig!

Praktische informatie

Je wordt aangeworven als niveau B (weddenschaal B101) met een aanvangswedde van 28 105,82 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index).

Voordelen :

  • Mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te krijgen
  • Talrijke mogelijkheden voor opleidingen tijdens de werkuren
  • Hospitalisatieverzekering
  • Maaltijdcheques
  • Gratis openbaar woonwerkvervoer
  • Gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer
  • Mogelijkheid om een premie te krijgen voor verplaatsingen per fiets
  • Flexibele uurregeling van 38 uur per week
  • 35 verlofdagen per jaar
  • Telewerk

Profiel

1 vacante betrekking.

Vereiste diploma: Diploma hoger onderwijs van het korte type.

Kennis van het Frans is een pluspunt.

Selectieproef

De selectieproef neemt de vorm van een mondeling interview voor een jury, voor een gemiddelde duur van 60 minuten.

Het mondeling interview is ontworpen om je vaardigheden tegen de vereisten van de functie (generieke vaardigheden), evenals je motivatie, je belangen en je affiniteit met het vakgebied te beoordelen.

De selectieproef zal plaatsvinden: Belliardstraat 71 – 1040 Brussel.

Om te solliciteren:

Dienst Human Resources
E-mail: vorming-formation.hrm@iriscare.brussels